Pilotage de Projets Collaboratifs et Flux de Travail Agiles (Microsoft Teams & Planner)

🎯 ARGUMENTAIRE PÉDAGOGIQUE

Dans un contexte de digitalisation des échanges, l'usage simple de la messagerie ne suffit plus pour coordonner les actions d'une équipe. Cette formation-action vise à structurer l'activité de l'entreprise autour d'un hub de collaboration centralisé.

Les participants apprendront à remplacer les flux d'emails dispersés par des espaces de travail structurés (Teams) et à piloter l'avancement des dossiers en temps réel grâce au management visuel des tâches (Planner). L'objectif final est la réduction des délais de traitement et l'amélioration de la traçabilité des projets.

👥 PUBLIC VISÉ

• Binôme de collaborateurs
• Chefs de projets
• Assistants ou managers opérationnels

📋 PRÉREQUIS

• Maîtrise de l'environnement Windows et navigation internet
• Avoir un compte Microsoft 365 actif
• Aucune connaissance préalable de la gestion de projet n'est requise

⏱️ DURÉE

2 Jours (14 heures) - Modalités : Présentiel ou Distanciel

💰 TARIF

1 800 € HT (Tarif forfaitaire intra-entreprise - soit 900 € HT / jour pour le groupe)

📚 PROGRAMME DÉTAILLÉ

JOUR 1 : ARCHITECTURE DES ÉCHANGES ET COMMUNICATION UNIFIÉE (TEAMS)

Objectif opérationnel : Structurer les canaux de communication pour centraliser l'information et réduire le bruit numérique

Matin : Gouvernance et Structure des Équipes

• Audit de l'existant : Analyse des modes de communication actuels du binôme
• Architecture des "Équipes" : Définir quand créer une Équipe ou un simple Canal (Canaux standards vs Canaux privés)
• La fin des pièces jointes : Gestion documentaire intégrée (SharePoint via Teams) pour co-éditer des livrables sans multiplier les versions
• Bonnes pratiques de publication : L'art des "Annonces", des mentions (@) et de la modération pour éviter la surcharge cognitive

Après-midi : Réunions Hybrides et Collaboration Synchrone

• Pilotage de réunions efficaces : Préparer l'ordre du jour, gérer le tableau blanc interactif (Whiteboard) et la prise de notes collaborative (OneNote intégré)
• Communication instantanée : Usage professionnel du "Chat" vs "Publications" pour distinguer l'urgent de l'important
• Intégration d'applications tierces : Connecter les outils métiers directement dans l'interface Teams pour éviter la dispersion
• Atelier pratique : Construction de l'espace numérique réel de l'entreprise (Création des équipes "Projets Clients", "Interne", "Veille")

JOUR 2 : MANAGEMENT VISUEL DE PROJET (PLANNER & TO DO)

Objectif opérationnel : Piloter l'activité, assigner les responsabilités et suivre les échéances sans réunionite

Matin : La Méthode Kanban appliquée à l'entreprise

• Introduction au Kanban : Visualiser le flux de travail (À faire / En cours / Terminé)
• Création de Plans d'actions : Découpage d'un projet complexe en tâches unitaires (Buckets)
• Attribution et responsabilisation : Assigner des tâches aux collaborateurs avec échéances et niveaux de priorité
• Suivi de l'avancement : Utiliser les graphiques et tableaux de bord Planner pour identifier les retards ou surcharges

Après-midi : L'Écosystème "Hub de Productivité"

• La vue "Mes Tâches" : Centraliser les tâches individuelles (To Do) et les tâches d'équipe (Planner) dans une vue unique
• Automatisation des rappels : Recevoir les alertes de retard directement dans le flux d'activité
• Scénario de synthèse (Fil rouge) : Simulation complète d'un lancement de projet
 ○ Étape 1 : Création de l'équipe Teams
 ○ Étape 2 : Planification des tâches dans Planner
 ○ Étape 3 : Réunion de lancement et répartition des rôles
 ○ Étape 4 : Suivi de la réalisation et clôture du projet

🎓 MÉTHODOLOGIE "LEARNING BY DOING"

• Formation interactive basée à 80% sur la pratique
• Les participants travaillent sur leurs propres projets réels (ex: organisation d'un événement à venir, suivi d'un chantier client, gestion administrative annuelle)
• Le formateur agit comme un consultant pour adapter l'outil aux processus métier spécifiques de l'entreprise

✅ MODALITÉS D'ÉVALUATION

Suivi de l'exécution :
• Feuilles de présence émargées par demi-journée par les stagiaires et le formateur

Évaluation des compétences :
• Évaluation continue : Validation des ateliers pratiques tout au long des 2 jours (Création d'équipe conforme / Planification valide)
• Mise en situation finale : Les participants doivent présenter leur nouveau tableau de bord projet opérationnel à l'issue de la formation

📦 LIVRABLES REMIS AU STAGIAIRE

• Support de cours PDF "Mémo des bonnes pratiques Teams & Planner"
• Attestation de fin de formation

♿ ACCESSIBILITÉ / ADAPTATIONS POUR PERSONNES EN SITUATION DE HANDICAP (PSH)

ILMYA s'engage pour l'accessibilité de ses formations :
• Aménagements possibles sur demande, en fonction du handicap identifié
• Adaptation des contenus et supports pédagogiques (formats numériques adaptés, sous-titrage, etc.)
• Modalités de formation flexibles (distanciel, présentiel)
• Accompagnement personnalisé du stagiaire en lien avec le référent handicap

Pour toute demande d'adaptation, contactez notre référent handicap qui étudiera avec vous les solutions les mieux adaptées à votre situation.